電話応対で、仕事が出来るかどうかが決まる!

電話応対は、多くの企業で、一番最初に新人に任せる仕事になります。
電話応対が出来るかどうかは、ビジネスパーソンとしての基本中の基本となることもあり、まずは電話応対を覚えるように指示が出されるケースが多いと言えるでしょう。
言うなれば、電話応対一つで、自分の今後のキャリアが決まると言っても、過言ではありません。

とは言え電話応対は、ちょっとしたポイントさえ押さえれば、恐るるに足りません。
電話応対の際にまず気を付けるべきは、しっかりと相手の話を聞くという事です。
通常の場合、企業名や担当者の名前、要件を電話越しに言われますので、全てしっかりと聞き、メモをして、応対をする癖をつけましょう。
取次の際に、誰に対してどんな要件の電話なのか把握していないと、取次がスムーズにいきません。

フェイストゥフェイスではないからこそ要注意!

電話では当然ながら、声だけのやりとりで、表情を伝えることが出来ません。
その為、自分がどんなに丁寧に応対をしているつもりでも、不機嫌な声だと思われてしまったら、マイナスな印象を与えてしまうでしょう。
フェイストゥフェイスではないからこそ、声のトーン、話し方など、きちんと注意をしておく必要があります。

また、声だけ丁寧にやろうとしても、ダラダラとした態度で電話応対をすると、必ず声に表れます。
また、同じ職場の人が見ていて気分が良くありませんので、目の前にお客様がいるつもりで、姿勢を正して、表情やお辞儀もきちんと行ってみるようにしましょう。
そうすることで、電話応対だけではなく、直接お客様と対峙をした際にも、いつも通り臨むことが出来るようになります。

電話に使える一言をマスターしておく

電話ならではの一言などもありますので、そうした言葉をマスターしておくようにしましょう。
例えば、相手の声量が小さく聞き取れない場合など「申し訳ございません。お電話が遠いようで、もう一度お伺いできますでしょうか?」という一言が効果的です。
相手を失礼なく、自然な流れで伺うことが出来ますので、ビジネスパーソンの電話対応コメントとして覚えておきましょう。

また、始めての電話相手に対しても、「いつもお世話になっております。」は欠かせません。
こちらはあくまで挨拶のような言葉ですので、初めての方に対しても、キチンと最初に付け加えましょう。
相手が自分の名前と会社を名乗ってから、相槌を打つような感覚でこのコメントを使うと、ビジネスパーソンとしてパーフェクトです。

このように、電話だからこそ便利に使うことが出来るコメントも多くありますので、是非ともマスターしておくことが大切です。