効率化に欠かせないグループウェアのメリット・デメリット

効率化アップに重宝される グループウェア

仕事効率アップ、作業効率アップは、ビジネスにおいて非常に重要なものです。
特に、同じチームの中で、お互いがどんな仕事をしているのかを把握し、それに合わせた情報共有などすることが、作業効率アップをするための重要なポイントになります。

お互いの作業がどのくらい進んでおり、どのような仕事をしているのかなど、瞬時に把握することが出来るのが、グループウェアのソフトです。
グループウェアは、チームで仕事をするときに非常に便利なソフトとして、多くの企業で採用されています。
日程の確認、仕事量の確認はもちろん、メンバーのスケジュール確認、メンバーへの情報伝達、情報共有も、これ一つで完成することが出来るのです。

グループウェアは、簡単便利に情報共有

グループウェアの最大のメリットは、簡単にチーム全員で情報共有をすることができる点にあります。
チーム全員の個人的な連絡先を知らずとも、ソフトさえ活用していれば、情報共有をスムーズに行うことができるのです。
個人それぞれにわざわざ連絡をする必要がありませんので、効率化に一躍買っているといえるでしょう。

また、クラウドサービス上で無料で利用できるソフトウェアが多いため、コスト削減効果も有るといえるでしょう。
紙に出力して掲示板に張り出す、全員に配布するなどの必要が在りませんので、用紙代、インク代節約などに繋がる点もメリットの一つになります。

さらに、大人数で共有することが可能という点が大きなメリットです。
端末も、PCやタブレット、スマートフォンなど、様々なタイプから選ぶことができますので、便利に活用することができるでしょう。
オンラインにさえ繋げることができれば、リアルタイムの情報をいつでもどこでも共有することができますので、外出先でも活用することが可能です。

情報が埋もれてしまう場合も…

グループウェアでは、メリットが有る反面、デメリットもありますので、充分注意して利用をしないといけないこともあります。

まず、情報が埋もれてしまう場合もあるという点です。
全員が書き込み可能で、情報共有をすることができますので、個人間のやり取りが頻繁に行われていると、重要な情報の確認漏れ、情報の埋もれが起きてしまう場合があります。
情報を確認したかどうかも、個人の采配にゆだねられることも多く、利用者の人数が増えれば増えるほど、対策をする必要が在るといえるでしょう。

また、一歩間違えると、チーム内だけではなく、関係ない人にまで情報共有してしまうことが少なくありません。
これは使い方次第という部分ではありますので、慌てて別の所に共有をしないように、十分注意して活用する必要が在るでしょう。

ビジネスを成功させたいなら「アクセシビリティ」を押さえろ

アクセシビリティを意識して、ユーザーを獲得

アクセシビリティは、どんな人でも活用をしやすいようにする、という意味があります。
ビジネスの点においてこのアクセシビリティを抑えることは、今後の企業の成長を左右すると言っても、過言ではないでしょう。

このアクセシビリティは、体に不自由の有る方も含めて使いやすいようにするという意味も込められており、正真正銘、どんな人でも使いやすくするというものです。
例えばホームページなども、元々技術がない人でもわかりやすく使いやすいように、デザインやレイアウトを考えることで、アクセシビリティをクリアすることが出来るでしょう。
例えば、色網の方でも見やすいようにデザインをすることが、アクセシビリティの観点において重要となります。

現在身体に何らかの障害を患っている方は、366.3万人に上ると言われています。
そんな方たちでも使うことが出来る、万人が活用できるシステムを心がけることこそ、アクセシビリティにとって必要不可欠であるといえるでしょう。

アクセシビリティを改善するポイントは?

企業がアクセシビリティの観点を最も導入しやすいのは、ホームぺージ作成があげられます。
ホームページ作成の際には例えばまず、フォントデザインに気を配ることが大切です。
どんなにおしゃれなフォントでも、読めなければ意味がありませんので、基本的なレギュラーフォントで、12Pt以上を心がけるようにしましょう。
あまりにも小さすぎると、読みにくさが出てきますので、おすすめできません。

次に、文法上意味がある言語体系にするということです。
テキストにリンクを張る際に、リンク上、意味がない部分にリンクを貼ってしまっては意味がありません。
余計なものは付け加えないシンプルさが、わかりやすさ、使いやすさに繋がるといえるでしょう。
単純に、文章がわかりにくいホームページも活用しにくいですので、読みやすいテキスト作成を心がけることも重要です。

そして、問い合わせフォームなど、フォームの入力のしやすさが、非常に重要になります。
サイト活用者が積極的に利用をしたい部分となりますので、とにかくわかりやすく、使いやすさを心がけて設定をする必要が在るでしょう。
フォームのボタンを大きくする、読みやすい色や文字の大きさを心がけることで、何かあった時に積極的にフォームを活用することが出来ます。

アクセシビリティが売上向上にもつながる

アクセシビリティを活用することは、結果として、企業の業績アップ、売上向上に繋がることも少なくありません。
どんな人に対しても、使いやすさ、利用のしやすさを重点的に考えて、様々な事柄を設定することが重要になるでしょう。

知っていれば得をする「IT導入補助金」

IT導入補助金を使ってサービスなど生産性向上

日々の生産性を向上させるために非常に便利なのが、ITです。
今や仕事において必要不可欠と言っても過言ではなく、日々、多くの企業で、様々な形で導入が行われています。

ですが、何事も初期費用、初期投資、継続費用が掛かるものです。
ITにも同じことが言え、金銭面で導入を悩んでいる、躊躇しているという中小企業も多くあります。
ITを取り入れることで仕事効率がアップすることが分かっているにも関わらず、金銭的事情で導入を出来ずにいるという所もあるでしょう。

そんな時に活用したいのが、IT導入補助金です。
中小企業や小規模事業者などの、経営力向上、生産性向上を目的として作られた補助金制度で、ITに関する事業費などの経費の一部を補助してもらえるとして、多くの企業で活用され始めています。

補助金の対象者や対象企業は?

IT導入補助金は、受け取れる対象者が限られています。
まず、日本国内にある中小企業者であることが、一つの定義となっているでしょう。
補助金制度が作られた目的が目的ですので、当然と言えます。

また、中小企業の定義としては、資本金や出資額の総額が三億円以下であること、従業員数が300人以下であることも挙げられるため、注意が必要です。
従業員数は、常時使用する人数ですので、シーズン限定で雇う派遣社員や契約社員などはこちらには基本的に含まれません。

また、企業組合、協業組合などの組合関連企業であること、または、医療法人、社会福祉法人、特定非営利活動法人であることが定義として挙げられます。
どのような中小企業でも当てはまるというわけではありませんので、事前に確認が必要でしょう。

補助金を活用してマーケティングもスムーズに!

補助金は、上限額が100万円、下限金額が20万円と決められています。
補助金を受け取れる対象者によって、補助金額が異なりますので、自分の企業はいくら受け取ることが出来るのかを事前に確認することが大切です。

また、ITに関してであれば、どんなものでも補助金対象というわけではありませんので、こちらも確認をしておきましょう。
対象となるソフトウェアやサービスは大きく分けて三つに分類されます。

一つは、フロント業務です。
IT技術を取り入れることで、新しく顧客を獲得できる、生産性向上、売り上げアップに繋がるという業務のことを指します。

二つ目は、ミドル業務です。
こちらは、納期のスケジュール管理、タスク管理、人員配置をするなど、フロント業務のサポート的業務にあたります。

三つめは、バックオフィス業務です。
会計や事務処理など、数値に関して把握することが出来る、事務処理のことを指します。

このように、ITに関しての業務、基本的業務に関するサービス、サポートが対象となるでしょう。

安全性の高いパスワードを考えるコツ

安全性の高いパスワードはどうやって考える?

パソコンの立ち上げやサイトのログインなど、パスワードは、ありとあらゆる場面で利用が求められています。
セキュリティを守る為、非常に重要ですが、あまりにも簡単なパスワードにしてしまうと見破られてしまい、個人情報が漏れてしまうような事態に陥ることも少なくないでしょう。
自分の個人情報などを守る為にも、安全性の高いパスワードを作成することが大切です。

安全性が高いパスワードを作る際にはまず、出来るだけ同じパスワードを使わないという事が大切です。
どのパスワードも全く同じという場合、万が一、一つがばれてしまったら、他のものも芋ずる式で判明してしまいます。
サイトなどによって、パスワードを変更するように心がけましょう。

英字や数字を組み合わせることで安全性が高くなりやすい

パスワード設定はその時によって使える文字が異なりますが、出来るだけ、英字と数字が混ざり合っているパスワードを作成すると、安全性が高くなりやすいでしょう。
数字だけの場合は特に、総当たりをすればいずれは当たってしまいますので、出来るだけ、英字と数字を混ぜ合わせて、複雑なパスワードを作るようにしてください。

どうしても数字だけが良いという場合。
出来るだけ8桁前後数字を活用するなど、簡単には入力することが出来ない、簡単にはわからないようなパスワードを選ぶようにしてみましょう。

また、英字と数字を混ぜると言っても、自分の名前と誕生日、など、明らかに特定されやすいタイプのパスワードはご法度です。
それでは数字だけとそこまで変わりませんので、ある程度工夫をしてパスワードを変えるようにしましょう。
名前や誕生日は、出来るだけ入れないようにすることが大切です。

関連性がある数字はとにかく使わない

当然ですが、誕生日などの、自分に関連性がある数字は、パスワードとして特定をされやすいため、絶対に利用しないようにしましょう。
1234、1111などの、連番、ゾロ目の数字もご法度です。
特定をされやすく、セキュリティも何もないと言えるでしょう。

誕生日を反対から読んだ数字、文字を組み合わせ直しただけという数字も良くありますが、その点も注意が必要です。
大抵の場合は、誕生日と関係がある数字を総当たりで当たる傾向がありますので、ハッカーの手にかかれば、一発でアウトだと言えるでしょう。

出来るだけ、自分自身とは関わり合いの無い数字、関わり合いがあっても、特定をされないように工夫をした数字を活用することが重要です。
4桁の暗証番号などの場合は特に、そもそものセキュリティが非常に甘いですので、特定される数字を記入していたら危険といえるでしょう。