フレームワーク「GTD」でタスク管理

生産性向上効果が期待できるGTD

GTD(Getting Things Done)とは、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提案をしている、タスク管理術の一種として知られています。
主に5つのステップで構成されているフレームワークとして知られ、ビジネスパーソンが是非とも知っておきたい管理術として、大切にされているのです。

GTDの5つのステップは、把握する、見極める、整理する、更新する、選択するの、5つに分類されます。
それぞれ、仕事の状況や今後のことを考えてのステップとなりますので、欠かすことは出来ません。

まずは、何をやるべきなのか把握した後、その事柄は本当にやるべきなのか、いつやるべきなのかなど、状況を把握していきます。
その後、状況や事態を整理して、どのタイミングでその事柄を行うのか、仕事内容を整理していき、必要に応じて仕事をこなしていくのです。

その後、今までステップで蓄積したリストを、状況に合わせて更新、必要に応じて共有を行っていきます。
そして、タスクの整理整頓が終ったら、実際に行うタスクを選び、こなしていきましょう。

このように、タスク管理を明快にすることが出来るのが、タスク管理術、GTDの大きな特徴となります。

GTDを徹底させることが仕事効率アップに繋がる

GTDはこのように、どんな仕事内容があるのかを把握して、整理整頓、対応をしていくまでの流れのことを指します。
ただ蓄積したタスクをこなしていくだけでは、仕事効率はいつまでたってもアップしませんので、より効率的に仕事を行うためには、非常に重要と言えるでしょう。

タスクは日々、意識をしておかねばどんどんと蓄積してしまいます。
キチンとタスク管理をしようにも、術を知らないと、反対に効率が悪くなる可能性があるでしょう。
タスクの整理整頓を行うためにも、GTDの考え方は、最初の方に覚えておくべき、教えておくべき考え方と言えます。

ツールを活用してGTDを取り入れる

GTDを取り入れるためにはまず、実際にタスクを書きまとめることが必要になります。
紙とペンに書いて行うのも一つの方法ですが、消す手間などを考えると、アプリやツールなどを活用すると、よりサクサクと利用することが出来るでしょう。
GTDは実際に行ってみるとわかりますが、タスク管理をする手間暇も軽減することが出来る、フレームワークですので、多くのビジネスパーソンに活用されています。

フレームワーク向けのツールやアプリなどはいくつか用意されていますので、自分に合っているタイプを選ぶことで、より仕事効率をアップさせやすくなります。
タスク管理に失敗している部下がいる場合なども、GTDの考え方を身に着けるように、レクチャーすることが重要になるでしょう。

顧客を掴む「動画メール」について

人気の動画メールとは?

顧客ゲットのために、不特定多数に向けて送るダイレクトメールを利用している企業は少なくありません。
ダイレクトメールはコストがかからない分お得ではありますが、なかなか個客ゲットに繋がらないと、思い悩んでいる方も多いでしょう。
より効率よく、より確実に効果を上げたいという場合に効果的なのが、動画メールです。

動画メールは近年、インターネットマーケティングにおいて非常に高い効果を発揮する、宣伝方法の一つとして知られています。
顧客に送るメルマガを、文章だけではなく、動画を添付して送ることで、動画を見てもらい、購入意欲をアップさせる効果が高くなる点が特徴と言えるでしょう。

ですが、ただメールに動画を添付するだけでは、メールサイズが重くなり、中々開けないという事態に陥りかねません。
動画メールでは、YouTubeなどの無料の動画サイトに動画をアップして、サイトのリンクをメールに添付するという方法が用いられています。
こうすることで、メールそのものの容量を気にすることなく、スムーズにメールを届けることが出来るでしょう。

動画が付くことで購入意欲がアップする?

例えば化粧品の宣伝を行いたいという場合。
ただメールの文章だけで、効果があると言われても、いまいちピンとこない方が多いでしょう。

ですが、動画を使ってCMのように、化粧品の良さをPRすれば話は別です。
肌がきれいな女優さんが利用していたら、自分もついつい購入したくなるという方も多いでしょう。

動画メールは、メールの文章だけでは起こりにくい、感情移入という点を刺激して、購買意欲をそそることが出来るメールです。
無料でチェックすることが出来る、CM感覚のリンクですので、時間つぶしにチェックするという方も、多いでしょう。
動画終了後、商品の販売購入ページへのリンクを付けることで、より購買意欲がそそられるという方が少なくありません。

メール作成にちょっとしたコツが必要

とはいえ、ただ動画のリンクを張るだけでは、正しい動画メールの効果を得ることは出来ません。
動画メールは、動画を見てもらうために、メールのレイアウトなども工夫をすることが必要でしょう。

例えば、どんなに素敵な動画でも、メールに張られているリンクの文字が小さく、気が付かれなかったのでは意味がありません。
また、購入をしたいのに、どこから購入をすれば良いのかわからないという場合も、同様に意味が無くなってしまうでしょう。
キチンと目立つようにリンクを貼ることで、動画メールの効果を得ることが出来ます。

更に、動画メールも、ユーザーに合わせて作ることが大切です。
化粧品に興味がない、男性ユーザーに送っても、効果を得ることが出来ませんので、顧客層にも気を配りましょう。

相手に好印象を与える名刺交換方法

営業の場合、名刺は自分から差し出して!

ビジネスパーソンとして必需品とされている、名刺。
そんな名刺ですが、名刺交換をする際には基本的に、目下の方が目上に差し出すことが礼儀となっています。
目下はいわば、お金をもらう立場の人、目上は、お金を支払う立場の人という解釈ですので、営業で顧客と名刺交換をする際には、名刺は先に差し出しましょう。

目下か目上かどちらかわからない場合は、名刺を先に差し出す姿勢を用意しておけば間違いないでしょう。
無理にぐいぐいと渡す必要はありませんが、下手をすると失礼に当たる可能性があるという事を、頭に入れておいてください。

名刺を受け取る際には、出来るだけ端を持つ

名刺を受け取る際には、相手の名刺の企業名や名前などに自分の指が重ならないように、名刺を頂戴しましょう。
頂戴する際には一言、「頂戴いたします」の言葉を添えることも忘れてはいけません。
名刺を受け取ったら、しっかりと名刺を確認して、お名前と企業名をよくチェックしましょう。
お名前の漢字が読みにくい、珍しいという場合は、呼び間違えの無いように、このタイミングできちんと確認をすることが大切です。

名刺は胸の高さまで持ち上げて、相手が受け取りやすいように、相手が名刺を見えやすいように差し出してください。
両手で丁寧に渡すことが、好印象を与えるための基本中の基本です。
差し出す際には、「○○社の○○です」というように、社名と名前を名乗りながらお渡ししてください。
ついつい名刺の方をみてしまいがちですが、出来るだけ相手の顔を見て、笑顔で渡すように心がけましょう。

名刺交換のタイミングでは、名刺の内容から話を膨らませることも出来る場合があります。
全くの初対面の場合は、名刺の住所をチェックして、○○にあるんですね、など、一言添えるだけで、話のきっかけを作ることが出来る場合もあるでしょう。

後から名刺にメモ書きを添えておくことが大切

名刺は交換をするだけでは意味がありません。
あくまで、名刺とその人の存在をリンクさせて、次回からの御縁をつなぐことが重要になるでしょう。
しばらく間が空いてからですと、どんな方か忘れてしまう可能性がありますので、後から名刺の裏に、付箋などを使ってメモ書きを添えることもおすすめです。

例えば、その人の第一印象、どんな話をしたのかなど、ちょっとしたコメントを書き加えておくことで、その人とまた会う時に、会話のネタを掴むことが出来るでしょう。
名刺に直接書いてしまうと、誰かに見せるときに支障が出ることもありますので、注意が必要です。

名刺交換は、第一印象を決める重要なポイントになりますので、丁寧に行うようにしてください。

できるビジネスパーソンの電話術

電話応対で、仕事が出来るかどうかが決まる!

電話応対は、多くの企業で、一番最初に新人に任せる仕事になります。
電話応対が出来るかどうかは、ビジネスパーソンとしての基本中の基本となることもあり、まずは電話応対を覚えるように指示が出されるケースが多いと言えるでしょう。
言うなれば、電話応対一つで、自分の今後のキャリアが決まると言っても、過言ではありません。

とは言え電話応対は、ちょっとしたポイントさえ押さえれば、恐るるに足りません。
電話応対の際にまず気を付けるべきは、しっかりと相手の話を聞くという事です。
通常の場合、企業名や担当者の名前、要件を電話越しに言われますので、全てしっかりと聞き、メモをして、応対をする癖をつけましょう。
取次の際に、誰に対してどんな要件の電話なのか把握していないと、取次がスムーズにいきません。

フェイストゥフェイスではないからこそ要注意!

電話では当然ながら、声だけのやりとりで、表情を伝えることが出来ません。
その為、自分がどんなに丁寧に応対をしているつもりでも、不機嫌な声だと思われてしまったら、マイナスな印象を与えてしまうでしょう。
フェイストゥフェイスではないからこそ、声のトーン、話し方など、きちんと注意をしておく必要があります。

また、声だけ丁寧にやろうとしても、ダラダラとした態度で電話応対をすると、必ず声に表れます。
また、同じ職場の人が見ていて気分が良くありませんので、目の前にお客様がいるつもりで、姿勢を正して、表情やお辞儀もきちんと行ってみるようにしましょう。
そうすることで、電話応対だけではなく、直接お客様と対峙をした際にも、いつも通り臨むことが出来るようになります。

電話に使える一言をマスターしておく

電話ならではの一言などもありますので、そうした言葉をマスターしておくようにしましょう。
例えば、相手の声量が小さく聞き取れない場合など「申し訳ございません。お電話が遠いようで、もう一度お伺いできますでしょうか?」という一言が効果的です。
相手を失礼なく、自然な流れで伺うことが出来ますので、ビジネスパーソンの電話対応コメントとして覚えておきましょう。

また、始めての電話相手に対しても、「いつもお世話になっております。」は欠かせません。
こちらはあくまで挨拶のような言葉ですので、初めての方に対しても、キチンと最初に付け加えましょう。
相手が自分の名前と会社を名乗ってから、相槌を打つような感覚でこのコメントを使うと、ビジネスパーソンとしてパーフェクトです。

このように、電話だからこそ便利に使うことが出来るコメントも多くありますので、是非ともマスターしておくことが大切です。